Récupérer vos données chez votre ancien hébergeur

Changer de fournisseur cloud est une décision ; récupérer ses données chez l’ancien hébergeur est un projet à part entière. Les e-mails, les fichiers, les agendas, les contacts et les mots de passe doivent sortir complets, dans un format que le nouvel outil sait lire, avant que l’ancien service ne les efface.

Ce guide explique ce que le droit vous garantit, quels formats demander pour chaque type de données, dans quel ordre procéder et quels coûts anticiper. Il se termine par un modèle de courrier de demande de restitution et de suppression, à adapter à votre situation.

Ce que le droit vous garantit

Le Data Act : des règles communes pour changer de fournisseur

Le règlement européen sur les données, dit Data Act, est applicable depuis le 12 septembre 2025. Il encadre le changement de fournisseur de services cloud. Selon la synthèse publiée par l’Arcep, il prévoit notamment :

• un délai de préavis de deux mois au maximum pour lancer le changement ;
• une période transitoire de 30 jours au maximum, pendant laquelle le service continue et le fournisseur aide à la migration, prolongeable jusqu’à sept mois s’il justifie d’une impossibilité technique ;
• une période d’au moins 30 jours, après la période transitoire, pour récupérer les données ;
• des frais de changement limités aux coûts réellement supportés par le fournisseur jusqu’au 12 janvier 2027, puis interdits à partir de cette date.

La Commission européenne précise que la suppression concerne l’ensemble des frais de changement, y compris les frais de sortie des données. Les frais d’abonnement ordinaires et les pénalités de résiliation anticipée prévues au contrat restent un sujet distinct.

En France : des frais de transfert de données fixés à zéro

Selon l’Arcep, un arrêté du 17 novembre 2025 a fixé à zéro euro le montant maximal des frais de transfert de données facturables lors d’un changement de fournisseur. Les autres frais de changement restent facturables, au coût, jusqu’au 12 janvier 2027.

Le RGPD : restitution ou suppression des données personnelles

Quand votre hébergeur traite des données personnelles pour votre compte, l’article 28 du RGPD l’oblige à les supprimer ou à vous les renvoyer à la fin de la prestation, selon votre choix, et à détruire les copies existantes, sauf obligation légale de conservation. Ce choix vous appartient : exprimez-le par écrit.

Votre contrat

Relisez la clause de réversibilité, la clause de résiliation et les conditions générales. Notez les délais de préavis, la date de suppression des données après la fin du contrat, les formats d’export prévus et les éventuels frais d’assistance.

Récupérer ses données, type par type

Chaque type de données a son format d’export. Demander le bon format évite de récupérer une archive illisible ou incomplète.

Les e-mails

La méthode la plus fiable consiste à copier les boîtes directement de serveur à serveur, par le protocole IMAP, avant la bascule. À défaut, demandez un export par boîte au format standard des messageries, en vérifiant que les dossiers, les pièces jointes et les dates sont conservés.

Les agendas et les contacts

Les agendas s’exportent au format iCalendar (fichiers .ics) et les contacts au format vCard (fichiers .vcf). Exportez aussi les agendas partagés, les ressources (salles, véhicules) et les listes de diffusion, souvent oubliés.

Les fichiers et documents

Récupérez l’arborescence complète, pas seulement les fichiers. Vérifiez le traitement des documents créés dans un éditeur en ligne propre au fournisseur : ils doivent être convertis dans un format bureautique standard, ouvert ou largement lu. Les droits de partage et l’historique des versions ne suivent généralement pas : notez-les avant de partir.

Les mots de passe

Un coffre-fort de mots de passe s’exporte souvent dans un fichier en clair. Faites cet export au dernier moment, sur un poste sûr, importez-le immédiatement dans le nouvel outil, puis supprimez le fichier. Profitez-en pour changer les mots de passe les plus sensibles.

Le reste : bases, journaux, factures

• Les bases de données d’un site ou d’une application : un export complet, avec la structure et les données.
• Les journaux de connexion, si vous en avez besoin pour une obligation légale ou un audit.
• Les factures et les justificatifs de l’ancien service, à télécharger avant la fermeture du compte.
• Les réglages : règles de tri, redirections, alias, groupes et droits d’accès, à noter pour les recréer.

Grille : quel format demander, et comment le vérifier

• E-mails : copie IMAP ou export standard par boîte. Vérification : comparer le nombre de messages par dossier, ouvrir des pièces jointes anciennes.
• Agendas : fichiers .ics. Vérification : importer dans un agenda de test et contrôler les événements récurrents.
• Contacts : fichiers .vcf. Vérification : compter les fiches et contrôler les champs téléphone et société.
• Fichiers : arborescence complète, formats bureautiques standards. Vérification : comparer le volume total et ouvrir un échantillon par dossier.
• Mots de passe : export du coffre. Vérification : tester la connexion à quelques services importants.
• Bases de données : export complet. Vérification : restaurer sur un environnement de test.

Le calendrier de sortie, étape par étape

1. 1Relire le contrat : préavis, date de fin, formats d’export, date de suppression des données.
2. 2Faire l’inventaire : comptes, volumes, types de données, partages, intégrations avec d’autres outils.
3. 3Ouvrir le nouveau service et préparer l’accueil des données.
4. 4Notifier l’ancien fournisseur par écrit, en demandant la restitution et en fixant les échéances.
5. 5Lancer les exports et les copies, en commençant par les volumes les plus lourds.
6. 6Vérifier chaque export avec la grille ci-dessus, et conserver une archive complète à part.
7. 7Basculer les utilisateurs vers le nouvel outil.
8. 8Garder l’ancien service accessible jusqu’à la fin de la période de récupération.
9. 9Demander par écrit la suppression des données et une confirmation de cette suppression.
10. 10Archiver la correspondance avec l’ancien fournisseur dans votre registre RGPD.

Les coûts cachés à anticiper

• Les mois d’abonnement restant dus jusqu’à l’échéance du contrat, ou une pénalité de résiliation anticipée.
• Une prestation d’assistance à l’export facturée à part, à demander par écrit avant de la commander.
• La période pendant laquelle vous payez deux services à la fois.
• Le temps passé en interne à vérifier les exports et à reconfigurer les outils.
• Les licences d’outils de migration, si vous les utilisez vous-même.

Modèle de courrier : demande de restitution et de suppression

À envoyer en recommandé avec accusé de réception, ou par le canal prévu au contrat. Adaptez les passages entre crochets.

Objet : résiliation du contrat [référence] et demande de restitution puis de suppression des données.

Madame, Monsieur, nous vous informons de notre décision de mettre fin au contrat [référence], conformément à ses conditions de résiliation, avec effet au [date]. Nous vous demandons de nous restituer l’ensemble de nos données, dans les formats suivants : [e-mails : accès IMAP ou export standard ; agendas : .ics ; contacts : .vcf ; fichiers : arborescence complète], au plus tard le [date].

Conformément à l’article 28 du RGPD, nous vous demandons ensuite, à l’issue de la période de récupération, de supprimer toutes les données à caractère personnel traitées pour notre compte, y compris les copies et sauvegardes, sauf obligation légale de conservation que vous nous préciserez. Merci de nous confirmer par écrit la date de cette suppression.

Nous vous remercions de nous indiquer, le cas échéant, le détail des frais liés à ce changement de fournisseur, et de nous désigner un interlocuteur pour la durée de l’opération. Veuillez agréer, Madame, Monsieur, nos salutations distinguées.

Si l’ancien hébergeur tarde à répondre

La plupart des sorties se passent bien. Si votre demande reste sans réponse, ou si l’export proposé est incomplet, procédez par étapes et gardez une trace écrite de chaque échange.

1. 1Relancer par écrit, en rappelant la clause de réversibilité du contrat et la date de votre première demande.
2. 2Préciser ce qui manque : boîtes, dossiers, formats, période concernée.
3. 3Adresser une mise en demeure si le délai prévu au contrat est dépassé.
4. 4Pour les données personnelles, rappeler l’obligation de restitution ou de suppression prévue par l’article 28 du RGPD ; en cas de refus, une plainte auprès de la CNIL est possible.
5. 5Prendre conseil auprès d’un avocat si des données indispensables à votre activité restent bloquées.

Exemple fictif : une association de vingt bénévoles

Une association culturelle utilise depuis six ans une suite en ligne gratuite pour ses e-mails, ses fichiers et son agenda. Elle décide de passer à un outil payant, hébergé en France. La trésorière relit les conditions : aucun préavis, mais les données sont supprimées peu de temps après la fermeture du compte.

L’association ouvre d’abord son nouvel espace, copie les boîtes par IMAP et exporte les fichiers dossier par dossier. Un bénévole vérifie un échantillon dans chaque dossier, puis les agendas des salles. Ce n’est qu’une fois tout contrôlé, et une archive complète rangée à part, que la présidente ferme l’ancien compte.

En résumé

• Le Data Act encadre le changement de fournisseur : préavis limité, période transitoire, période de récupération, frais en voie de suppression.
• Le RGPD vous donne le choix entre restitution et suppression des données personnelles à la fin du contrat.
• Demandez des formats ouverts, vérifiez chaque export et gardez une archive complète.
• Ne résiliez qu’après vérification, puis demandez une confirmation écrite de la suppression.

Chez Mon Cloud Français, la réversibilité est sans frais : le jour où vous partez, vous récupérez vos données sans payer de frais de sortie. Pour en savoir plus, consultez la page Réversibilité, et la page Comment se passe une migration pour l’arrivée de vos données chez nous.