Quel cloud choisir pour son entreprise ? Les critères qui comptent

Messagerie, partage de fichiers, agenda, visioconférence : la plupart des entreprises utilisent déjà des services cloud pour stocker leurs données et travailler en ligne, souvent sans les avoir vraiment choisis. Un outil de Google ou de Microsoft a été ajouté pour un besoin, puis un autre, et la facture a suivi.

Alors, quel cloud choisir pour une entreprise ? La réponse dépend de vos usages, mais il existe de bons critères : sécurité, protection des données, fonctionnalités, coût. Ce guide les passe en revue, sans jargon, pour vous aider à choisir la meilleure solution pour votre activité, en connaissance de cause et sans problème de migration.

Stockage de documents, hébergement en France ou à l’étranger, infrastructure et applications, collaboration, gestion des utilisateurs, cloud public ou privé, offre de chaque fournisseur : vous trouverez ici les questions à vous poser et un comparatif des principaux types de solutions cloud.

Quel cloud choisir pour une entreprise : la réponse courte

Pour la grande majorité des TPE et PME, le bon choix est une solution SaaS, c’est-à-dire des applications prêtes à l’emploi accessibles en ligne. Inutile de gérer des serveurs : le fournisseur s’occupe de l’infrastructure, des mises à jour et des sauvegardes.

La vraie question porte ensuite sur trois points : quelles fonctions sont incluses, où sont les données et sous quelle loi, et combien coûte la solution au total. C’est le meilleur moyen d’optimiser la dépense. Le reste de cet article détaille chacun de ces points.

Trouver votre catégorie en trois temps

Avant de comparer des marques, identifiez la catégorie de cloud que vous cherchez. Répondez dans l’ordre :

1. 1Cherchez-vous des applications de travail (e-mail, fichiers, agenda, réunions) ou des serveurs pour faire tourner un programme, un site ou une base de données ? Applications de travail : une offre d’applications en ligne. Serveurs : une offre d’infrastructure, à confier à un prestataire si vous n’avez pas d’informaticien.
2. 2Avez-vous un seul besoin ou plusieurs ? Un besoin isolé, comme l’envoi de gros fichiers, peut se satisfaire d’un service spécialisé. Dès qu’il en faut trois, un ensemble intégré revient généralement moins cher et se gère plus simplement.
3. 3Traitez-vous des données qui imposent un cadre particulier ? Données de santé : un hébergeur certifié HDS. Marchés publics ou données sensibles : un fournisseur de droit européen, avec des données en France. Sinon, le droit européen et la réversibilité restent de bons filtres.

Les trois grands types de services cloud

Le mot « cloud » recouvre des offres très différentes. Les distinguer évite de comparer des choses qui ne se comparent pas.

Le cloud computing consiste à accéder par internet à des ressources informatiques (calcul, stockage, applications) au lieu de les installer sur un poste ou un serveur dédié. Le fournisseur propose ces services à la demande, ce qui apporte de la flexibilité : l’entreprise ajuste également sa capacité selon son activité.

L’infrastructure (IaaS)

Le fournisseur loue des serveurs, du stockage et du réseau. L’entreprise installe et gère elle-même ses logiciels. Ce modèle de cloud computing convient aux équipes techniques qui gèrent leur propre système d’information, pas à une PME sans informaticien.

La plateforme (PaaS)

Le fournisseur met à disposition un environnement pour développer et déployer des applications. C’est un outil de développeurs, utile pour créer un logiciel métier ou un produit sur mesure.

Les applications (SaaS)

Le fournisseur livre des applications prêtes à l’emploi : e-mail, stockage de fichiers, édition de documents, agenda. Chaque utilisateur s’y connecte par internet, depuis un navigateur, un ordinateur ou une application mobile. C’est le cloud professionnel au sens où l’entendent la plupart des entreprises, et la solution la mieux adaptée aux TPE et PME.

Cloud privé, public ou hybride : lequel choisir ?

Cette question revient souvent. Elle concerne surtout l’infrastructure, mais elle aide à comprendre les offres.

Le cloud public

Les ressources sont partagées entre de nombreux clients, chacun dans un espace isolé. C’est le modèle le plus économique et le plus simple. La quasi-totalité des services SaaS du marché fonctionnent ainsi, comme la plupart des offres de cloud computing.

Le cloud privé

L’infrastructure est réservée à une seule entreprise. Le contrôle est maximal, mais le coût et la gestion aussi. Ce modèle se justifie pour des volumes importants ou des contraintes très spécifiques.

Le cloud hybride

Une partie des données reste sur un serveur interne ou un cloud privé, le reste passe sur un cloud public. Ce modèle est utile pendant une transition, ou pour isoler une application sensible.

Les avantages du cloud pour les entreprises

Avant de comparer les offres, rappelons les avantages concrets du cloud pour une entreprise, par rapport à un serveur installé dans un placard.

1. 1L’accès partout : les documents et les e-mails sont disponibles au bureau, en déplacement et en télétravail.
2. 2La collaboration : plusieurs personnes modifient un document au même moment, sans versions qui se multiplient par courriel.
3. 3Moins de maintenance : plus de serveur à mettre à jour, à surveiller ou à remplacer.
4. 4Des sauvegardes gérées par le fournisseur, sur un autre site que vos bureaux.
5. 5Un coût prévisible : un abonnement mensuel par utilisateur, au lieu d’un investissement matériel.
6. 6Une montée en charge simple : on ajoute un compte quand on recrute, on le retire quand quelqu’un part.
7. 7Une relation client plus fluide : envoi de documents, rendez-vous en vidéo, réponses plus rapides. La relation avec vos partenaires en profite également.
8. 8La continuité d’activité : en cas de panne ou de vol d’un poste, les données restent accessibles depuis un autre appareil.

Flexibilité et évolutivité

Le principal avantage du cloud pour une entreprise en croissance reste sa flexibilité. L’offre suit l’activité : on ajoute un utilisateur, de l’espace ou une option sans changer de matériel.

Cette évolutivité vaut aussi dans l’autre sens. Une solution sans engagement permet de réduire le nombre de comptes si l’activité ralentit, ce qu’un serveur acheté ne permet pas.

Les inconvénients à connaître

• La dépendance à la connexion internet : sans réseau, seuls les fichiers synchronisés restent disponibles.
• Un coût fixe par utilisateur, qui augmente avec la taille de l’équipe.
• Un risque juridique si le fournisseur est soumis à une loi étrangère, en particulier en matière de confidentialité.
• Une perte de maîtrise si le contrat ne prévoit pas la réversibilité.

Comment choisir une solution cloud : les sept critères qui comptent

1. Vos besoins réels

Listez les services utilisés aujourd’hui, par qui et pour quoi faire : messagerie, site web, blog, réseaux sociaux. Adresse e-mail à votre nom de domaine, partage de fichiers avec des clients, agenda commun, visioconférence, tableurs partagés, gestion de projet : chaque besoin doit trouver sa réponse.

Repérez aussi les outils achetés en double. Il est fréquent qu’une entreprise paie deux services de stockage et deux outils de visioconférence sans le savoir.

Les fonctionnalités à comparer

Toutes les offres ne couvrent pas les mêmes usages. Selon votre activité, vérifiez la présence de ces fonctions, incluses ou proposées en option :

• Messagerie à votre nom de domaine, avec agenda et contacts partagés.
• Stockage de fichiers, avec téléchargement par lien, possibilité de partager un répertoire et dépôt de documents par vos clients.
• Gestion documentaire : arborescence par équipe, recherche, historique des versions.
• Édition de documents à plusieurs, compatible avec les formats de Microsoft Office.
• Visioconférence intégrée, directement dans le navigateur.
• Téléphonie et signature électronique, souvent proposées par des services séparés, un produit par besoin.

Testez aussi l’interface utilisateur et sa facilité d’utilisation : une solution que les équipes trouvent pénible à utiliser sera contournée, et les fichiers repartiront sur des services personnels.

2. La sécurité

La sécurité et la protection des données sont la première exigence. Pour sécuriser vos fichiers, une solution sécurisée doit au minimum proposer :

• Chiffrement des données en transit et au repos, et chiffrement de bout en bout pour les fichiers sensibles.
• Double authentification disponible pour tous les utilisateurs.
• Gestion fine des droits de partage, dossier par dossier.
• Sauvegardes sur un site distinct, avec restauration possible.
• Des data centers situés en France ou en Europe, avec une sécurité physique contrôlée.
• Journal des connexions et des actions d’administration.
• Conformité au RGPD et aux normes de votre secteur, avec les certifications de l’hébergeur à l’appui.

3. La localisation des données et la loi applicable

Demandez où sont stockées les données, dans quelles villes, et quelle entité signe le contrat. La question de la loi applicable est aussi importante que celle de la localisation : c’est tout l’enjeu de la souveraineté des données.

Un hébergement en France, chez un fournisseur français, offre le cadre le plus simple : ses mentions légales vous le confirment en un coup d’œil. Un hébergement dans un autre pays de l’Union européenne reste couvert par le RGPD, mais vérifiez la nationalité de la maison mère.

Un fournisseur soumis à la législation américaine reste concerné par le Cloud Act, même si ses serveurs sont en Europe. Pour une entreprise qui traite des données de clients, cela a des conséquences au regard du RGPD et de ses obligations légales. Héberger vos données chez un fournisseur européen permet de réduire ce risque et simplifie la conformité réglementaire.

4. Les fonctionnalités de collaboration

Testez l’édition à plusieurs d’un document, le partage d’un dossier avec un client externe et la planification d’une réunion. Vérifiez la compatibilité avec les formats Microsoft si vos clients vous envoient des fichiers Word ou Excel.

5. Le coût total

Ne comparez pas seulement le prix affiché. Additionnez tout ce que vous payez réellement :

• les abonnements par compte, y compris les options indispensables vendues à part, en euros HT ;
• les outils tiers ajoutés pour combler un manque (visioconférence, stockage supplémentaire, gestion de mots de passe) ;
• le niveau d’offre réellement nécessaire, car les fonctions avancées sont souvent réservées aux offres les plus chères ;
• le coût de la migration et de la formation ;
• le coût de sortie, si un jour vous changez de fournisseur.

Exemple chiffré : faites l’addition de vos abonnements

Prenons une PME fictive de dix personnes qui a ajouté un abonnement à chaque nouveau besoin. Voici ce que donne l’addition avec les prix publics HT en euros par personne et par mois, relevés pour notre calculateur :

• Microsoft 365 pour la messagerie et la bureautique : 14,56 €.
• Dropbox pour les fichiers partagés : 14,50 €.
• Zoom pour les réunions : 15,99 €.
• Slack pour la messagerie d’équipe : 8,25 €.
• Total : 53,30 € HT par personne et par mois, soit 533 € HT par mois pour dix personnes, et quatre contrats à suivre.

Refaites l’opération avec un abonnement unique, par exemple notre Pack complet à 13 € HT par personne et par mois : cela donne 130 € HT par mois pour dix. Les fonctions ne sont pas strictement identiques d’une offre à l’autre : comparez d’abord ce que l’équipe utilise vraiment.

Ajoutez enfin le coût du changement, que l’on oublie toujours : nombre de personnes × heures de prise en main × coût horaire, plus un mois de double abonnement pendant la migration. Ce calcul fait en dix minutes évite les mauvaises surprises.

6. La réversibilité

Pourrez-vous récupérer toutes vos données, dans des formats standards, sans frais ? Cette question doit être posée avant de signer, pas au moment de partir. Exigez qu’elle figure au contrat.

7. Le support et l’accompagnement

Qui répond quand un utilisateur est bloqué ? Dans quelle langue, dans quel délai, par quel canal ? Pour une petite entreprise sans service informatique, la qualité de la relation avec le support compte souvent plus qu’une fonction supplémentaire.

Fiabilité : lire un engagement de disponibilité en 30 secondes

Les contrats expriment la disponibilité en pourcentage. Convertie en temps d’interruption maximal sur une année, la différence devient concrète :

• 99 % : jusqu’à environ 3 jours et 16 heures d’interruption par an.
• 99,9 % : jusqu’à environ 8 heures et 46 minutes par an.
• 99,99 % : jusqu’à environ 53 minutes par an.

Lisez ensuite les petites lignes : le pourcentage est-il calculé au mois ou à l’année ? Les maintenances programmées sont-elles exclues ? Quelle compensation est prévue si l’engagement n’est pas tenu, et faut-il la réclamer soi-même ?

Comparatif des solutions cloud du marché

Sans entrer dans les tarifs, qui évoluent souvent, on peut classer les principaux acteurs en quatre familles. Chacune a ses forces et ses limites.

Les suites américaines

Microsoft 365 et Google Workspace dominent le marché, avec une large gamme d’offres Business. Elles offrent des fonctions très complètes et un vaste écosystème d’applications, particulièrement intégré à Windows ou à Android.

• Forces : richesse fonctionnelle, intégrations nombreuses, outils familiers des utilisateurs.
• Limites : fournisseur soumis à la loi américaine, options souvent vendues séparément, coût qui augmente avec les niveaux d’offre.

Les outils spécialisés

Dropbox, WeTransfer, Zoom ou d’autres services ne couvrent qu’une seule fonction : le stockage de fichiers, l’envoi de gros fichiers ou la visioconférence.

• Forces : simplicité, excellente qualité sur leur fonction.
• Limites : multiplication des comptes, des factures et des endroits où se trouvent les données.

Les grands fournisseurs d’infrastructure

Amazon Web Services, Microsoft Azure, Google Cloud, IBM Cloud ou Oracle Cloud proposent surtout de l’infrastructure et des plateformes de cloud computing. Azure, par exemple, s’adresse d’abord aux développeurs. Ils s’adressent aux équipes techniques et aux projets de calcul à grande échelle. En France, OVHcloud, Scaleway ou Outscale occupent le même terrain.

Les infrastructures à administrer soi-même

Louer un serveur et y installer des logiciels open source est possible. C’est une solution économique en apparence, mais qui demande des compétences et du temps pour la sécurité, les mises à jour et les sauvegardes.

Les suites hébergées en France

Plusieurs acteurs proposent des suites complètes, offrant un espace unique, souvent bâties sur des logiciels open source, hébergées et opérées en France. Elles combinent e-mail, stockage dans le cloud, documents et agenda. C’est une alternative européenne aux géants américains, avec une interface en français.

• Forces : données en France, législation française, offre tout-en-un, interlocuteur proche.
• Limites : écosystème d’intégrations plus restreint que celui des géants américains ; à vérifier selon vos applications métier.

Quel stockage cloud pour une TPE ?

Une TPE a des besoins simples, mais pas moins importants : partager des fichiers, ne rien perdre et retrouver un document depuis son téléphone. La capacité de stockage, la simplicité d’utilisation et l’accessibilité sur mobile comptent davantage que les fonctions avancées.

Ce qu’il faut vérifier

• Un espace de stockage suffisant par utilisateur, pour ne pas devoir trier en permanence.
• Une synchronisation automatique sur ordinateur et une application mobile fiable.
• Le partage de liens avec mot de passe et date d’expiration, pour envoyer un fichier à un client.
• L’historique des versions, pour revenir en arrière après une erreur.
• Une sauvegarde indépendante, pour se protéger d’une suppression ou d’un rançongiciel.

Les services de stockage les plus connus

• Google Drive et OneDrive, intégrés aux suites de Google et de Microsoft ; OneDrive est aussi livré avec Windows.
• Dropbox, pionnier de la synchronisation de fichiers en ligne.
• iCloud Drive, proposé par Apple, surtout pour les utilisateurs d’iPhone et de Mac.
• pCloud et kDrive, deux services d’origine suisse, le second proposé par l’hébergeur Infomaniak.
• Les offres d’opérateurs comme Orange, surtout pensées pour les particuliers.

Google Drive, OneDrive, iCloud Drive et Dropbox sont proposés par des entreprises américaines : OneDrive et Dropbox restent soumis au Cloud Act, comme Google Drive. pCloud et kDrive relèvent du droit suisse, qui n’est pas celui de l’Union européenne, bien que la Suisse bénéficie d’une décision d’adéquation.

Ces services offrent souvent un stockage gratuit limité pour démarrer. Pour un usage professionnel, vérifiez surtout le pays du fournisseur, sa politique de confidentialité et la présence d’un chiffrement de bout en bout pour les fichiers sensibles.

Pour une TPE, le plus simple est souvent une suite qui combine stockage, e-mail et agenda, et une relation directe avec le fournisseur, plutôt qu’un service de stockage isolé ajouté à une boîte mail gratuite.

NAS, cloud ou les deux ?

Le NAS, ce boîtier de disques branché au réseau du bureau, reste une option. Trois situations fictives montrent quand il a sa place.

• Un studio photo qui manipule des fichiers très lourds avec une connexion lente : le NAS pour travailler vite sur place, et une copie dans le cloud pour le jour où le bureau est inaccessible.
• Un cabinet de cinq personnes qui travaille souvent à distance : le cloud seul suffit, avec une sauvegarde séparée. C’est le cas qui devrait intéresser la plupart des petites structures. Un NAS ajouterait un matériel à entretenir sans bénéfice réel.
• Un artisan seul qui travaille depuis son téléphone : le cloud, avec l’envoi automatique des photos de chantier. Un NAS au dépôt ne lui servirait pas sur le terrain.

Dans tous les cas, la règle 3-2-1 s’applique : trois copies, sur deux supports, dont une hors de vos locaux. Un NAS sans copie extérieure ne protège ni d’un incendie ni d’un vol.

Messagerie : pourquoi passer à votre nom de domaine

La messagerie est souvent le premier service à migrer vers une solution cloud professionnelle. C’est aussi celui que vos clients voient en premier.

• Une adresse à votre nom de domaine inspire davantage confiance qu’une adresse gratuite.
• Elle reste la propriété de l’entreprise quand un salarié part : la boîte peut être transférée ou redirigée.
• Elle limite le risque d’usurpation, grâce aux réglages d’authentification du domaine.
• Elle fonctionne avec tous les logiciels de courrier électronique, sur ordinateur comme sur téléphone.

Si vous n’avez pas encore de nom de domaine, la plupart des fournisseurs peuvent le déposer pour vous. Vérifiez simplement que vous en restez propriétaire.

Travailler à distance avec le cloud

Le cloud a rendu le travail à distance simple et a accéléré la transformation numérique des petites entreprises. Chaque collaborateur peut accéder directement à ses fichiers depuis n’importe quel appareil, sans téléchargement préalable.

• Une interface web accessible depuis n’importe quel terminal, sans installation, et une page d’accueil qui regroupe les outils.
• Des applications pour ordinateur et mobile, pour retrouver ses documents partout.
• Des outils collaboratifs intégrés : édition à plusieurs, envoi de liens, visioconférence.
• Une expérience identique au bureau, à la maison et en déplacement, facilitant le travail hybride sur chaque terminal.

Préparer la migration sans interrompre l’activité

Changer de solution cloud fait peur, surtout pour les e-mails. Bien préparée, une migration se fait pourtant sans perte de données ni journée blanche.

Avant

• Faire le tri dans les fichiers et les boîtes communes.
• Mettre en place une sauvegarde complète des données avant la bascule.
• Prévenir les utilisateurs et fixer une date de bascule.
• Vérifier les accès au nom de domaine et aux comptes administrateur.

Pendant

• Copier les courriels, les agendas, les contacts et les fichiers.
• Basculer la réception des courriels au moment convenu.
• Garder l’ancien service accessible quelques semaines, en lecture.

Après

• Installer les applications sur les ordinateurs et les téléphones.
• Organiser une courte prise en main pour chaque équipe.
• Utiliser les nouveaux outils dès le premier jour, pour prendre de bonnes habitudes.
• Résilier les anciens abonnements une fois tout vérifié.

La méthode pour choisir, étape par étape

1. 1Faire l’inventaire des outils actuels, de leurs utilisateurs et de leur coût mensuel.
2. 2Lister les besoins indispensables et les besoins secondaires.
3. 3Identifier les données sensibles et vos obligations : RGPD, exigences de vos clients, marchés publics.
4. 4Présélectionner deux ou trois fournisseurs et leur poser les mêmes questions par écrit.
5. 5Comparer le coût total sur trois ans, migration et sortie comprises.
6. 6Tester la solution retenue avec quelques utilisateurs volontaires.
7. 7Planifier la migration : e-mails, fichiers, agendas, puis formation des équipes.

Les erreurs fréquentes à éviter

• Choisir sur le seul prix d’appel, sans compter les options indispensables.
• Garder une adresse e-mail gratuite au lieu d’une adresse à votre nom de domaine.
• Confondre localisation des serveurs et loi applicable au fournisseur.
• Oublier la question de la sortie avant de signer.
• Migrer sans prévenir ni former les utilisateurs.
• Ne jamais tester une restauration de sauvegarde.

En résumé

• Pour une TPE ou une PME, une suite SaaS complète est presque toujours le bon choix.
• Comparez les fonctionnalités, la sécurité, la juridiction, le coût total et la réversibilité.
• La localisation des serveurs ne suffit pas : vérifiez aussi qui est le fournisseur.
• Testez avant de déployer, et planifiez la migration avec vos équipes.

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