Marché public : les pièces que l’acheteur vous demandera

Répondre à un marché public fait souvent peur pour une raison simple : la liste des pièces à fournir semble sans fin, et une seule pièce manquante peut écarter un dossier. En réalité, ces pièces suivent une logique précise, fixée par le code de la commande publique et le code du travail, et elles arrivent à des moments différents de la procédure.

Cet article recense les pièces qu’un acheteur public demande en général, au stade de la candidature, de l’attribution et de l’offre technique, avec les textes qui les justifient. Il s’adresse aux TPE et PME qui répondent à des consultations de collectivités ou d’établissements publics, notamment pour des services numériques et cloud. Il se termine par une checklist et un calendrier de validité des pièces.

Les pièces à fournir pour un marché public, en un coup d’œil

• À la candidature : une déclaration sur l’honneur, les renseignements sur vos capacités, souvent présentés sur les formulaires DC1 et DC2 ou dans un DUME.
• À l’attribution, pour le seul candidat retenu : les attestations de régularité fiscale et sociale, un justificatif d’immatriculation et, le cas échéant, la liste des salariés étrangers.
• Dans l’offre : le mémoire technique, le prix et les documents contractuels signés, avec, pour un service cloud, des éléments sur la sécurité, la localisation des données, la sous-traitance et la réversibilité.
• Pendant l’exécution : le renouvellement de l’attestation de vigilance tous les six mois.

Au stade de la candidature

La déclaration sur l’honneur

L’article R2143-3 du code de la commande publique demande au candidat une déclaration sur l’honneur attestant qu’il ne relève d’aucun cas d’exclusion, par exemple une condamnation pénale définitive ou un défaut de paiement de ses impôts et cotisations sociales. Elle couvre aussi le respect de l’obligation d’emploi des travailleurs handicapés.

Selon l’article R2143-6, l’acheteur accepte cette déclaration comme preuve suffisante pour plusieurs cas d’exclusion. Les justificatifs officiels ne sont demandés qu’à la fin, au candidat retenu.

DC1, DC2 ou DUME

Le code n’impose pas de formulaire. Les formulaires DC1 (lettre de candidature) et DC2 (déclaration du candidat), proposés par la direction des affaires juridiques du ministère de l’Économie, sont d’usage courant mais facultatifs, sauf si le règlement de la consultation les exige.

Le document unique de marché européen, ou DUME, est une alternative prévue par l’article R2143-4. L’acheteur peut l’accepter à la place des éléments de candidature, et un DUME déjà utilisé peut être réemployé s’il reste valable.

Vos capacités économiques et techniques

L’arrêté du 22 mars 2019, annexé au code, fixe la liste des renseignements que l’acheteur peut demander. Pour la capacité économique et financière, il s’agit notamment du chiffre d’affaires sur les trois derniers exercices au maximum, de déclarations de banques ou d’une preuve d’assurance des risques professionnels, et des bilans des trois dernières années.

Pour les capacités techniques et professionnelles, l’arrêté précise que sa liste est limitative pour les marchés autres que de défense ou de sécurité. Pour un marché de services, on retrouve le plus souvent :

• la liste des principaux services fournis au cours des trois dernières années, avec leur montant, leur date et leur destinataire ;
• les effectifs moyens annuels et l’importance du personnel d’encadrement sur les trois dernières années ;
• les titres d’études et professionnels des personnes chargées de la prestation ;
• la description des équipements techniques et des mesures prises pour assurer la qualité ;
• des certificats de qualification délivrés par des organismes indépendants, quand le marché le justifie.

Ce que vous n’avez pas à fournir deux fois

Deux articles allègent le dossier. L’article R2143-13 dispense de fournir les documents que l’acheteur peut obtenir directement et gratuitement, par un système électronique officiel ou un espace de stockage numérique, si vous lui donnez les informations pour y accéder. L’article R2143-14 dispense de refournir les documents déjà transmis au même acheteur lors d’une consultation précédente, s’ils restent valables.

Au stade de l’attribution : les pièces du candidat retenu

L’article R2144-4 réserve la demande des justificatifs au seul candidat auquel l’acheteur envisage d’attribuer le marché. Les autres candidats n’ont rien à produire à ce stade.

L’attestation de régularité fiscale

Selon l’article R2143-7, la preuve que vous êtes à jour de vos impôts passe par des certificats délivrés par l’administration. Une société soumise à l’impôt sur les sociétés et à la TVA peut télécharger son attestation dans son espace professionnel sur impots.gouv.fr, rubrique compte fiscal.

Une entreprise soumise à l’impôt sur le revenu, une entreprise individuelle par exemple, la demande à son service des impôts avec le formulaire 3666-SD. D’après impots.gouv.fr, la situation est appréciée au dernier jour du mois précédant la demande, et le service en ligne n’est pas disponible l’année de création de la société.

L’attestation de vigilance de l’Urssaf

L’article R2143-8 renvoie aux pièces du code du travail, dont l’article D8222-5. Celui-ci prévoit une attestation de fourniture des déclarations sociales et de paiement des cotisations, datant de moins de six mois, dont le donneur d’ordre vérifie l’authenticité auprès de l’Urssaf.

Selon Entreprendre Service Public, elle est exigée pour tout contrat d’au moins 5 000 € HT, est valable six mois et doit être renouvelée pendant toute la durée de la prestation. Elle se télécharge depuis votre espace en ligne sur urssaf.fr.

Le justificatif d’immatriculation

Le même article D8222-5 demande, pour une entreprise tenue de s’immatriculer, un justificatif : extrait K ou K bis, extrait du Registre national des entreprises, ou un document professionnel portant votre dénomination, votre adresse et votre numéro d’immatriculation.

La liste des salariés étrangers

L’article R2143-8 cite aussi les articles D8254-2 à D8254-5 du code du travail. Le cas échéant, l’acheteur demande la liste nominative des salariés étrangers employés pour l’exécution du contrat et soumis à autorisation de travail.

Le délai et la conséquence d’un oubli

Le code ne fixe pas de durée : l’acheteur fixe un délai, identique pour tous. Selon l’article R2144-7, un candidat qui ne produit pas les justificatifs dans ce délai voit sa candidature déclarée irrecevable, et l’acheteur sollicite le candidat classé juste après lui.

Autrement dit, vous pouvez remporter un marché sur la qualité de votre offre et le perdre faute d’une attestation à jour. C’est l’erreur la plus évitable de toute la procédure.

Dans l’offre : ce qu’un acheteur demande à un prestataire cloud

Au-delà des pièces administratives, la partie technique de l’offre est celle qui fait la différence. Pour un service de messagerie, de stockage ou de suite collaborative, les cahiers des charges reviennent souvent sur les mêmes sujets.

La localisation et la protection des données

• Le pays et, souvent, les villes des centres de données, ainsi que l’entité qui les exploite.
• Le droit applicable au prestataire, et son exposition éventuelle à des lois étrangères comme le Cloud Act américain.
• Les mesures de chiffrement, de contrôle d’accès et de journalisation.
• La politique de sauvegarde, les durées de conservation et les tests de restauration.

La sous-traitance au sens du RGPD

Un prestataire qui héberge des données personnelles pour le compte d’une collectivité est son sous-traitant au sens de l’article 28 du RGPD. Cet article impose un contrat qui précise notamment l’objet et la durée du traitement, les mesures de sécurité et le sort des données à la fin de la prestation.

Le même article prévoit que le sous-traitant ne recrute pas d’autre sous-traitant sans autorisation écrite du responsable de traitement. C’est pourquoi l’acheteur demande en général la liste complète des sous-traitants ultérieurs et leur pays d’établissement.

La réversibilité et la continuité

• Un plan de réversibilité : formats d’export, délais, coût éventuel, assistance à la sortie.
• Un engagement de suppression des données à la fin du contrat, avec une attestation.
• Les niveaux de service : disponibilité, délais d’intervention, horaires du support.
• La méthode de migration depuis l’outil actuel, avec un calendrier et des interlocuteurs nommés.

Checklist : votre dossier pas à pas

1. 1Lire le règlement de la consultation et lister chaque pièce demandée, avec son format.
2. 2Préparer la déclaration sur l’honneur, sur DC1 et DC2 ou dans un DUME selon ce qui est accepté.
3. 3Rassembler le chiffre d’affaires et les bilans des trois derniers exercices.
4. 4Rédiger la liste des références des trois dernières années, avec des contacts joignables.
5. 5Indiquer les effectifs, les compétences et les moyens techniques mobilisés.
6. 6Rédiger le mémoire technique en reprenant le plan du cahier des charges.
7. 7Préparer le projet de contrat de sous-traitance au sens du RGPD et la liste des sous-traitants.
8. 8Télécharger dès maintenant l’attestation fiscale et l’attestation de vigilance, pour vérifier qu’elles sont délivrées sans difficulté.
9. 9Préparer le justificatif d’immatriculation et, le cas échéant, la liste des salariés étrangers.
10. 10Relire l’ensemble avec une personne qui n’a pas participé à la rédaction.

Calendrier de validité des pièces

Certaines pièces vieillissent vite. Tenez un tableau à jour, avec la date d’obtention de chaque document et sa date de renouvellement.

• Attestation de vigilance : moins de six mois à la signature, puis renouvelée tous les six mois jusqu’à la fin du contrat.
• Attestation de régularité fiscale : rééditable au cours de l’année, à télécharger à nouveau pour chaque attribution afin qu’elle reflète votre situation récente.
• Justificatif d’immatriculation : vérifiez l’ancienneté maximale éventuellement exigée dans le règlement de la consultation.
• Attestation d’assurance : à jour pour l’année en cours, avec les garanties demandées.
• Références : mettez à jour la liste à chaque nouveau contrat signé.
• DUME : réutilisable tant que les informations qu’il contient restent exactes.

Exemple fictif : une TPE de six personnes face à sa première consultation

Une société de services informatiques de six personnes, créée il y a deux ans, répond à la consultation d’une communauté de communes pour sa messagerie. Le règlement accepte le DUME et demande trois références de moins de trois ans.

Elle n’a que deux exercices clos : elle fournit ces deux chiffres d’affaires et son attestation d’assurance professionnelle. Elle ne dispose que de deux références publiques, qu’elle complète par une référence privée d’ampleur comparable. Avant même de déposer, elle télécharge ses attestations fiscale et sociale pour vérifier qu’aucune régularisation n’est en attente.

Retenue, elle transmet ses pièces le jour même de la demande. Ce qui aurait pu prendre une semaine de relances a pris une heure, parce que tout était prêt.

Les erreurs qui font écarter un dossier

• Une attestation de vigilance de plus de six mois au moment de la demande.
• Une attestation fiscale impossible à obtenir à cause d’une déclaration oubliée.
• Une signature manquante sur un document que le règlement exige signé.
• Un mémoire technique générique, qui ne répond pas aux questions du cahier des charges.
• Des références impossibles à vérifier, sans date ni contact.
• Un dépôt de dernière minute, bloqué par un problème technique sur la plateforme.

En résumé

• À la candidature, une déclaration sur l’honneur et vos capacités suffisent, dans le format accepté par l’acheteur.
• Les attestations fiscale et sociale ne sont demandées qu’au candidat retenu, dans un délai fixé par l’acheteur.
• Pour un service cloud, l’offre technique porte sur la localisation, la sous-traitance, la sécurité et la réversibilité.
• Préparer ses pièces avant d’en avoir besoin est le meilleur moyen de ne pas perdre un marché gagné.

Si vous comparez des solutions de messagerie et de suite collaborative pour un acheteur public, la page Tarifs détaille nos offres, avec une rubrique consacrée à l’infrastructure dédiée et aux marchés publics. La page Sous-traitants présente notre unique sous-traitant d’hébergement, et la page Réversibilité la manière de récupérer vos données.