Ajouter ou suspendre un utilisateur

À chaque arrivée, le nouveau collaborateur reçoit son adresse e-mail et son espace. À chaque départ, vous suspendez son accès : ses e-mails et ses fichiers restent dans l’entreprise. La facture suit le nombre d’utilisateurs actifs.

Avant de commencer

• Pour ajouter un utilisateur : son prénom, son nom et l’adresse e-mail à lui attribuer, par exemple prenom.nom@votre-entreprise.fr.
• Les équipes et les dossiers d’équipe auxquels il doit accéder (comptabilité, direction, chantiers…).
• Pour suspendre un utilisateur : le nom du collègue qui reprendra ses e-mails et ses dossiers.
• Les droits d’administrateur sur votre espace. Si vous ne les avez pas, faites la demande au support (voir plus bas).

Ajouter un utilisateur

1. 1Cliquez sur votre avatar (vos initiales), en haut à droite, puis ouvrez les paramètres d’administration.
2. 2Ouvrez la gestion des comptes utilisateurs et créez un nouveau compte.
3. 3Renseignez le nom, l’adresse e-mail et, si besoin, le quota de stockage.
4. 4Ajoutez la personne aux bons groupes ou aux bonnes équipes : elle accède alors aux dossiers d’équipe correspondants.
5. 5Validez. Transmettez ensuite ses identifiants au nouveau collaborateur par un canal sûr, et invitez-le à changer son mot de passe et à activer la double authentification.

Suspendre un utilisateur

1. 1Ouvrez les paramètres d’administration, puis la gestion des comptes utilisateurs.
2. 2Retrouvez le compte de la personne qui part.
3. 3Désactivez le compte. La personne ne peut plus se connecter, ni depuis le navigateur, ni depuis ses applications.
4. 4Transférez sa boîte e-mail et ses dossiers personnels à un collègue si besoin.
5. 5Vérifiez les liens de partage qu’elle avait créés vers l’extérieur et supprimez ceux qui ne servent plus.

Votre compte n’a pas les droits d’administrateur ?

Faites la demande au support via la page Contact. Indiquez le nom de la personne, l’adresse à créer ou à suspendre, la date souhaitée et, pour un départ, le collègue qui reprend ses données. Pour un départ sensible, précisez-le dans votre demande.

Si ça ne fonctionne pas

• Vous ne voyez pas les paramètres d’administration : votre compte n’a pas les droits nécessaires. Passez par le support.
• L’adresse e-mail est refusée : elle est peut-être déjà utilisée par un alias ou une adresse de groupe.
• Le nouvel utilisateur ne voit pas les dossiers de son équipe : vérifiez qu’il appartient bien au groupe ou à l’équipe concernée.

Pour toute autre difficulté, contactez le support via la page Contact.